מסופונים ככלי עבודה לאנשי שטח – רחוק מהעין, קרוב אל הלב הארגוני
תחום שירות הלקוחות, המכירות והפריסייל הם התחומים החשובים ביותר לכל ארגון, היות ובהם מבוצע החיכוך למול הלקוחות והספקים. מי שעובדים למול גורמים אלה הם אנשי השטח, שלצורך עבודתם נדרשים להיות מחוברים לארגון שלהם בכל זמן נתון, ובאופן ספציפי – נדרשים להיות נגישים למידע ולהשתלב בתהליכים העסקיים של הארגון, גם כשהם לא נמצאים בו פיזית. בדיוק למטרה זו נועדו מסופונים שהתרחבות התקשורת הסלולארית וטכנולוגיית רשתות הwireless מאפשרות לבצע בהם שימוש יעיל.
מסופונים הם מחשבי כף יד מתקדמים עם מודם מובנה, המאפשרים ליצור חיבור מרוחק אל הרשת הארגונית, בכך מאגדים בתוכם את כל הפעילות העסקית שנדרש איש השטח לעשות – ביצוע הזמנות, בדיקות מלאי, חיוב לקוחות וקבלת מידע אודות לקוח, הפקת חשבוניות ותעודות משלוח, כמו גם בדיקה שגרתית של מיילים, המאפשרת להם להיות זמינים גם כשהם ניידים בשטח. ישנם מסופונים המסוגלים אף לקרוא ברקודים לשלוח מסמכים להדפסה.
מסופונים הם מכשירי כף יד, לפיכך מאפשרים לאיש השטח העובד איתם חוויית משתמש טובה ונוחה. מכשירים אלה הם ידידודתיים מאוד למשתמש, צבעוניים, ברורים, העבודה עליהם נעשית באמצעות מסכי מגע, ויש בהם גם רכיבי זכרון המאפשרים אגירת מידע ב offline במידה ומכל סיבה שהיא התנתקו מסופונים מהרשת.
מבנה מערכת מסופונים בארגונים גדולים
מערכת מסופונים מכילה שלושה רכיבים מרכזיים בדרך כלל :
- מסופונים – מחשבי כף יד המצויים בשימוש אנשי השטח, המהווים את נקודות הקצה של לקוחות המערכת, דרכם יכולים אנשי השטח לקבל ולשלוח נתונים במהירות.
- עמדת מנהל – מבוססת אינטרנט, מאפשרת שליטה ובקרה על אנשי השטח ועל מסופונים שברשותם. כמו כן, מאפשרת המערכת מעקב אחר ביצוע משימות, שליחת הודעות לאנשי השטח, ביצוע ניתוחים לוגיסטיים וסטטיסטיים אודות מכירות ופעילות, וכן קישורים לתוכנות ERP אחרות בארגון.
- שרת ניהול נתונים (Database) המכיל את המידע הנדרש לנגישות דרך מסופונים .
- רכיבי אבטחת מידע – היות ובמסגרת העבודה עם מסופונים מבצע איש השטח חיבור מרוחק לרשת הארגונית, הרי שהחיבור נדרש להיות מאובטח, והרשת הארגונית צריכה להיות מוגנת, כך שתאפשר כניסה רק של מסופונים מוכרים ומאושרים. מערכת שכזו לפיכך נדרשת להכיל גם אמצעי אבטחה כאלה, המתחברים למערכת אבטחת המידע הארגונית, ומאפשרים את מעברם של אנשי השטח דרכה.
ומה לגבי עלות התקשורת של מערכת מסופונים שכזו ?
אחד המרכיבים המרכזיים במערכת שתוארה לעיל היא התקשורת האלחוטית המבוצעת בין מסופונים ובין תחנות הניהול, וזוהי זולה מאוד ומאפשרת העברת מידע בנפחים גדולים ובמחיר נמוך. לשם השוואה, אם היו אנשי השטח מבצעים את הפעולות האלה באמצעות שיחות קוליות, היה נפח התקשורת גדול ויקר הרבה יותר עבור הארגון.
יתרון נוסף הוא שבדרך זו מעדכן איש השטח את הנתונים בעצמו, ואינו נדרש לתיווך של איש שירות או מוקדן, כמו גם הוא אינו נדרש להגיע למשרד מדי יום בכדי לעדכן את הנתונים. אלה מעודכנים מרחוק ובאופן מידיי, מה ששומר את המידע הארגוני מעודכן בכל זמן נתון.